La importancia de los inventarios de activos fijos
Muchas empresas no son conscientes de la importancia de mantener un inventario de activos preciso y no han establecido procedimientos regulares para administrar este proceso. Desafortunadamente, cuando se trata del inventario de activos fijos de su organización, lo que no conoce podría costar cantidades incalculables de dinero, reducir la eficiencia e incluso podría llevar al final de las operaciones. Con demasiada frecuencia, las entidades no prestan atención a su inventario de activos fijos, no se detienen a pensar cuánto están pagando en seguros o impuestos a la propiedad sobre los artículos que la organización tiene o no tiene, y están mal preparados en caso de un desastre.
“Para administrar un negocio rentable, la gerencia debe tener información sobre la ubicación actual, uso, estado de conservación y utilidad de sus activos productivos. El director financiero tiene el deber de garantizar que exista un sistema para proporcionar esta información ”. 1 La única forma en que una organización puede lograr esto es implementar un proceso de inventario de mejores prácticas, documentar y monitorear continuamente cualquier cambio.
Los desafíos para controlar los activos fijos incluyen la falta de inventarios de activos físicos precisos, y herramientas y recursos inadecuados para mantener inventarios precisos en el futuro. Al implementar un proceso de inventario detallado, las organizaciones pueden:
• Ahorre tiempo y dinero
• Reducir el robo
• Mejorar la planificación y la presupuestación
• Elimina los "activos fantasmas"
• Recuperarse en caso de desastre
Al implementar un proceso de inventario de activos fijos que incluye documentación, etiquetado, la mejor solución de software como FAS Asset Inventory, y monitorear y actualizar continuamente el inventario, las organizaciones pueden reducir el tiempo que lleva evaluar los activos disponibles, reduciendo costos y ayudando a alcanzar la rentabilidad. Al realizar un seguimiento adecuado de los activos fijos, una empresa puede asegurarse de no gastar dinero en elementos que ya tiene y reducir los costos de los empleados para realizar auditorías.
El robo de empleados es un problema grave en las empresas estadounidenses. Se estima que "un tercio de todas las quiebras son causadas por el robo de los empleados y se necesitan aproximadamente $ 20 en ventas para compensar cada $ 1 perdido por robo". 2 Mientras menos información tenga una organización sobre su inventario de activos, más fácil será para un empleado oportunista Aprovechar. La implementación de un proceso de inventario estructurado y el mantenimiento de un inventario detallado pueden ahorrarle a una organización cantidades sustanciales de dinero al reducir el robo de los empleados.
Mejorar la planificación y la presupuestación Al saber qué activos tiene una organización, cuándo se compró y dónde se encuentra, una empresa tendrá una idea clara de lo que puede necesitar ser reemplazado en el próximo año fiscal y no gastará de más comprando artículos que ya tiene en El primer lugar. Sin un inventario preciso, los presupuestos de capital se vuelven inadecuados porque la administración no es consciente de los activos críticos que necesitan reemplazo.
Elimina los "activos fantasma" Un "activo fantasma" es una propiedad que se pierde, es robada o inutilizable, pero que aún figura cómo activo fijo activo en los libros.
Según Asset Management Resources (AMR), un proveedor líder de servicios de conciliación e inventario de activos, “Después de 14 años de experiencia, AMR ha descubierto repetidamente que el 65% de los datos de activos fijos están incompletos, son inexactos o faltan por completo, mientras que el 10% El 30% de los activos fijos ya no son de propiedad ”4.
Los activos fijos tienen una gran presencia en los balances corporativos y representan la mayor parte de las inversiones de muchas empresas.
Si el 10-30% de los activos fijos en los libros son "activos fantasmas", una organización podría estar pagando impuestos y seguros sobre esos activos hasta en un 30%. Además de este impacto negativo en los resultados, las grandes inexactitudes en los riesgos de informes de activos fijos causan fallas en la precisión general de las finanzas corporativas, lo que representa una amenaza para los ejecutivos responsables de garantizar el cumplimiento normativo.
Si no se identifican los "activos fantasma", el resultado puede ser una pérdida de productividad debido a la falta de disponibilidad de activos faltantes o inutilizables que se cree que existen. Si los activos que ya no están en servicio no se eliminan adecuadamente en los registros contables, las empresas pueden seguir pagando impuestos sobre la propiedad y seguros sobre ellos.
En promedio, las empresas pagan en exceso impuestos y seguros en aproximadamente un 12% de los activos fijos en los libros. Incluso los errores en la cantidad de depreciación calculada pueden resultar en un pago excesivo, ya que las primas de seguros generalmente se basan en un porcentaje del valor actual total de los activos fijos.
Recuperarse después de un desastre Las organizaciones no planean fallar, fallan al planear. La mayoría de las entidades no contemplan las consecuencias de un desastre, natural o provocado por el hombre, que golpee su negocio.
Un estudio realizado por la Federación Nacional de Empresas Independientes informa que el 10% de las empresas se ven afectadas por desastres provocados por el hombre y otro 29,7% de las empresas se ven afectadas por desastres naturales.5 Demasiadas veces las empresas no cuentan con la documentación adecuada que les permita recuperarse de un desastre y no pueden justificar el reemplazo de sus compañías de seguros o el apoyo del gobierno. “El Departamento de Trabajo de EE. UU. Estima que más del 40% de las empresas nunca vuelven a abrir después de un desastre. De las empresas restantes, al menos el 25% cierra en dos años ”. 6 Al tener un inventario preciso y almacenar copias de seguridad fuera del sitio, las empresas pueden volver a estar en funcionamiento rápidamente.
